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「公證人」(Notary Public)的主要業務是「見證本人簽名」,其實工作內容相當簡單:只要驗明正身後,請當事人當場簽名後,「公證人」在文件上簽名蓋官印,再登錄在公證日誌上即成。
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% o% S" o, K# O, K! P5 _「公證人」的官印(Seal)?
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0 m8 g; V) k7 Y5 w執業的「公證人」必須有一個官印(Seal),在完成公證後,加蓋在文件之後。這個官印必須向政府核准的製造商購買,而且必須由「公證人」控管,不得假手他人,除了公證文件之外,不得做為其它用途。( j b/ C* L4 Q) M
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(上圖:公證官印,來源:http://www.corpconnect.com)
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「公證人」如何驗證文件?
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* X5 A* a$ }- I) l有些資深的「公證人」也有可能疏漏重要必填資料,造成顧客的文件被退件。請記住「四字訣」:「VVSS」,在完成公證程序後,再度檢查此四字訣是否完成,就不會有疏露之處。
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7 q. |1 V& _! X% P ★ V:Venue(地點)7 A- G& e: m* [+ C) f# _
★ V:Verbiage(官方用語)) }$ ?& m2 k) ?1 q* J- X- w! y
★ S:Sign(簽名)
9 n) M& O5 T, e+ ? ★ S:Seal(加蓋官印)
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* o5 P! W& m( l' J3 H「Venue」(地點)指的是公證交件的實際地點,必須要是在加州才可以。Verbiage」(官方用語),公證人的任何公證業務,都有法定的用語,不能隨意增添或刪減;主管單位有可能更改公證的官方用語,「公證人」必須留意最新的公告。5 I" u! C% z+ i# C5 e3 a
- r" C! s+ z& J$ W+ h「Sign」(簽名),「公證人」一定要親自簽名在驗證的文件之上。「Seal」(加蓋官印),在簽名之後,要加蓋官印;蓋官印要注意,官印必須要「影印後仍清晰可讀」才行。* K# ^# `3 Z+ f5 [' { B. k" T
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「公證人」驗證文件實例:
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★ Acknowledgement(照會簽名)
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" \4 c( m; L# B& U以下是最新版的「照會簽名(Acknowledgement)」範例,通常顧客拿來的文件的最後會有「Acknowledgement」部份,「公證人」只要完成此一部份即可。) V1 U- t4 T% Q+ ]+ }
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(上圖:「Acknowledgement」。來源:Notaryclasses.com)。
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/ a) P7 \! F% D/ t5 P記得檢查四字訣:「VVSS」是否完成,例如顧客的文件上的用語與現行官方用語有所出入,請把這一段斜角劃掉,寫上「詳附件」,再附上一張正確的「Acknowledgement」公證書。
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! T* z; I" i! d9 t對了,「Acknowledgement」公證部份,請記得要圈選(或刪掉)正確(或不適用)的男卅女、單卅雙數的用語,才是最正確的!# ~, e3 N+ i# G& {) G$ N; z- l
3 @+ ]0 M, _: A4 e" J8 ]5 Y7 [ ★ Jurat(親口宣誓)6 X5 \1 f6 I6 ]/ @ ?
5 S. j$ c5 V# w「宣誓(Affirmation)」與「發誓(Oath)」的差別在於後者涉及「神(God)」。有些不信教的,若請其以神之名發誓,將會有爭議,所以最好還是請其宣誓就好。宣誓的例範用語是:「Do you swear that the information contained in this document is true and correct to the best of your knowledge?」。
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, b* p: _: I9 e8 i) V+ e: }8 x「公證人」必須請顧客宣誓後(即使顧客會笑場,這個問題真的非問不可、非答不可),才能完成「Jurat」的公證:再請顧客親自簽名(當然得先驗明正身)(同樣要檢查「VVSS」喔)。. `; w7 P9 p& \
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(上圖:「Jurat」。來源:Notaryclasses.com)。; w7 i9 p" x: F& @7 I
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1 p$ x4 h; |/ O: ]「公證人」再次千叮萬囑要注意:! h4 G& R5 `: t) l( x, ^. d
$ w+ M U3 _$ x# B2 Q8 n7 G# i「公證人」是公務人員,「依法」執行公務,所以一定要嚴格遵守主管單位的規定。
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「公證人」責任最重大之處便是「驗明正身」。能夠接受的證件包括:駕照、護照等等,一定要切實核對。( e$ Q" T! H# K* q9 Y/ g
2 p9 _) C( _8 B% \( Z% L! C老師上課時舉例:加州駕照都有當事人的「特徵」,這些都是必須詳實核對的項目。例如:身高、體重、髮色、眼球顏色等等。若有顧客戴會讓眼球變色的隱形眼鏡,她一定會請顧客拿下隱形隱鏡∼
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* i1 y r. [0 Z; {7 b! M' ^還有,她有一位熟朋友來請她公證。這位熟朋友身高至少六呎以上,但 DMV 駕照只寫「五呎三吋」,朋友說是 DMV 將「六呎三吋」誤植為「五呎三吋」,但她還是拒絕幫朋友公證,請朋友到 DMV 更改駕照後,才能幫其公證。因為從 2008 年元月份起,公證法要求「公證人」一定要看證件,即使是熟人亦不能通融(Personal Knowledge alone is not acceptable identification!)。3 K P) s8 Q* |- `! H
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最後再提醒一次,「公證人」絕對不能幫顧客選擇所要公證的類別,例如顧客拿來的文件上無法辨識該執行 Acknowledgement 或 Jurat 或其它,一定要詢問顧客的真意,或詢問文件起草人的原意。給予建議或逕自公證,都是犯法的!「公證人」不是律師,絕對不能給予顧客法律意見!2 ]6 E! v7 M! v h5 }5 W( j
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呵呵,轉眼「公證人」簡介已寫到第四篇,下一篇會介紹相關罰則,最後一篇來做做模擬考題,然後大家應該都已具備當「公證人」的知識囉,較具慧根的,可能可以直接去考試猜題了呢! " C+ k2 L1 \, r- i8 l
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「公證人」(California Notary Public)系列總整理:% [3 e# z7 m4 [) f4 Z0 f _6 ?
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★ 第一講:概述) t- w: m# z- H, l
★ 第二講:報考. o) H2 ]4 P# l1 A* W* o, G* X6 r
★ 第三講:職責
+ J8 D" r) A7 n/ ]) Z9 l$ j ★ 第四講:驗證文件
~' L7 b4 \; \% |2 Y% ?$ H. ` ★ 第五講:罰則5 K9 L* `; x* A1 Z( U2 l
★ 第六講:模擬考 1 ]6 p; P( q, a: A: b. u" c
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7 G8 q( a! R9 z6 G& r* k/ T* N" h2 X- c[ 本帖最後由 美美 於 2008-11-12 07:29 PM 編輯 ] |